אישורי הגעה לחתונה – כך עושים את זה!

הכנת רשימת המוזמנים ושליחת ההזמנות לאורחים מסמנות רק את תחילת הדרך. בקרוב מאד תעמדו תחת החופה ותתקדשו בברית הנישואין, ועל מנת שגם אתם תדעו מי עתיד להגיע לחגוג אתכם, עליכם לבצע אישורי הגעה לאירוע. מנהל האירועים שיעבוד בצמוד אליכם ידריך אתכם וישקף בפניכם את החשיבות הגדולה, כאשר בסופו של דבר עליכם לשלוח לו מספר משוער של אורחים העתידים להגיע ולחגוג אתכם. אז איך מתבצע הליך הכנת אישורי ההגעה?

 

סיוע של חברים או חברה מקצועית?

ראשית, קבעו האם אתם מעוניינים להשקיע חלק מתקציב האירוע שלכם בחברה מקצועית שתבצע עבורכם את האישורים, או שהייתם מעדיפים לבצע את האישורים בצורה עצמאית באמצעות החברים שלכם. כך או כך, יהיה עליכם לספק לחברים שלכם או לחברה החיצונית רשימה של שמות האורחים עם מספרי הטלפון שלהם. תפקידם? לוודא את סטטוס ההגעה של כל אורח. במידה ואתם עובדים עם חברה מקצועית, היא תדאג לעשות עבורכם את כל העבודה ולספק לכם את הרשימה הסופית תוך מספר ימים. מפקידים את הרשימה בידי החברים שלכם? סביר כי יקח להם קצת יותר זמן.

 

אישורי ההגעה – רק אחרי ששלחתם הזמנות

באיזה שלב עושים את אישורי ההגעה? אך ורק לאחר שלחתם הזמנות לכל האורחים. כחודש לפני האירוע לערך שולחים אל כל המוזמנים שלכם הזמנה המזמינה אותם להגיע לחגוג אתכם עם גן אירועים במרכז. כשבועיים לפני האירוע פחות או יותר, מבצעים את אישורי ההגעה כאשר המטרה היא להבין מי מהאורחים מתכוון להגיע אל האירוע ומי לא. בעת שאתם עובדים עם חברה מקצועית, ניתן על פי בחירתכם לבצע את אישורי ההגעה דרך הטלפון, או באמצעות שליחת הודעת SMS שהאורחים מתבקשים להשיב לה.

 

מה אתם מקבלים? קובץ אקסל עם סטטוס ההגעה

אחרי שהחברה המקצועית או החברים שלכם יבצעו את אישורי ההגעה, תקבלו לידכם קובץ מסודר שבו מופיעים כל שמות האורחים שלכם עם סטטוס ההגעה: מגיעים, לא מגיעים, טרם יודעים. לרוב, כדאי להגדיר את האורחים שטרם ידוע להם סטטוס ההגעה כאורחים שלא מגיעים. הסיבה? לרוב מדובר על אורחים הנבוכים להודיע שאינם יכולים להגיע, כך שזו הדרך שלהם לעשות זאת באלגנטיות.

 

אחרי שיש בידכם את הקובץ המפורט, תוכלו להתחיל במלאכה החביבה על ידי רבים: סידור האורחים מסביב לשולחנות. מנהל האירועים ימסור לכם את מספר האורחים האפשרי סביב כל שולחן, כאשר עליכם לסדר את האורחים שלכם על פי מידת הקירבה שלהם: החברים הטובים, הקולגות ממקום העבודה, השכנים, חברי הילדות, המשפחה וכדומה.

 

התחנה הסופית: מוסרים את המספר למנהל האירוע

כל מנהלי האירועים של גני אירועים במרכז יבקשו מכם טיוטה של הקובץ, או לכל הפחות את מספר האורחים המשוער שעתיד להגיע. מתחם האירועים צריך להערך לאירוע מבחינת סידור השולחנות, מספר מלצרים, מאבטחים ומזון. זיכרו: אישורי ההגעה אינם פריבילגיה, אלא המלצה חמה שתעשה לכם המון סדר באירוע.

כתיבת תגובה