אירועים עסקיים מתקיימים למטרות מגוונות הכוללות בין השאר הרצאות, שותפויות עסקיות, חשיפת מותגים, הצגת נתונים עסקיים, ועוד. אלו ואחרים מהווים שילוב ייחודי של עסקים עם מפגשים חברתיים מועילים. ארגון אירוע עסקי דורש מיומנות אדמיניסטרטיבית, החל משליחת הזמנות למשתתפים, בחירת מקום האירוע או הכנס, ועד תכנון פרטי האירוח של המשתתפים.
מה חשוב בתכנון אירוע עסקי והיכן לקיימו?
מטרת האירוע – לארגון אירוע עסקי יש לקחת בחשבון את המטרה לשמה הוא מתקיים – האם זהו כנס עסקי המיועד להרצאות? באיזה תחום עוסק הכנס? האם זה אירוע שיווקי המיועד לחשיפת מוצר חדש? האם מטרת האירוע היא גיבוש שותפויות עסקיות?
בחירת אולם האירועים
בחירת אולם המתאים לאירוע עסקי – לתכנון אירוע עסקי נדרשת עבודת ארגון ולוגיסטיקה רבה. הפתרון הוא בבחירת אולם המיועד לאירועים עסקיים. אולם שמובנה לאירועים עסקיים, מעוצב בהתאם וכולל את התנאים הדרושים לקיום אירוע עסקי מוצלח. בנוסף, צוות מיומן באירוח אירועים עסקיים מלווה ומסייע בשלבי ארגון והכנת אירוע העסקי.
גודל האולם – אתרים ומתחמי אירועים מספקים מספר אפשרויות לבחירת האולם לקיום הכנס, ההרצאה או המפגש העסקי. במקומות אלה ניתן לבחור אולם לפי גודלו, בהתאם למספר האורחים או בהתאם לאופי האירוע העסקי.
מבנה האולם – האם דברי המנחה ייקלטו היטב על ידי הקהל? האם האולם מצויד באופן מקיף לפרזנטציה העסקית?
לאירוע עסקי הכולל הרצאה או פרזנטציה חשוב לבחור אולם המובנה למטרות אלו, הן למיקום המשתתפים, איכות האקוסטיקה במקום או האבזור המתאים. באירועים הכוללים פרזנטציות והרצאות חשוב האופן שבו הבמה ממוקמת ברחבי האולם.
מיקום אולם האירועים – האם אולם האירועים ממוקם בסביבה אטרקטיבית? האם האזור מספק אפשרויות בילוי לאורחים? תכנון אירוע עסקי בירושלים מספק את התנאים לארגון מפגש עסקי רב תועלות, כאשר לאורחים המגיעים לירושלים ניתנת הזדמנות ייחודית לשלב טיולים וסיורים בעיר הבירה ההיסטורית והקוסמופוליטית.
אירוח מוזמנים לאירוע עסקי
לאירועים עסקיים מגיעים אנשי חברות וארגונים ממקומות שונים בארץ ומרחבי העולם. חשוב לוודא כי המוזמנים מרגישים בנוח במהלך שהותם. מאחר ואירוע עסקי עשוי להימשך שעות רבות ולעתים מספר ימים, תכנון סדר היום של אירועים אלה כולל התייחסות מיוחדת לאירוח המוזמנים, גם בשעות הפנאי שמעבר לאירוע עצמו.
חשוב כי כל המשתתפים ירגישו שהמפגש העסקי מועיל להם ולעסקיהם ויש לתת את הדעת לכך שעבור חלק מהמוזמנים נדרש אירוח מיוחד: אמצעי תרגום למשתתפים המגיעים מחוץ לארץ, תפריטים המיועדים לאורחים ספציפיים ועוד.
יצירת אווירה עסקית – מפגשים עסקיים משלבים עסקים וקשרים חברתיים, ומספקים למשתתפים אפשרות להיפגש עם מוזמנים נוספים המגיעים לאירוע ממקומות שונים ומתרבויות שונות. לכן, חשוב שהאווירה בכנס, בהרצאה או באירוע החגיגי, תשקף את ההצלחה ואת הפוטנציאל העסקי של המשתתפים.
מקום מיוחד לאירוע עסקי – האווירה באירוע העסקי, כאמור, תורמת רבות להצלחת האירוע. אווירה יוקרתית לאירוח עסקי מספק אולם אירועים בירושלים, כאשר הנוף הירושלמי הנשקף מהמקום מהווה רקע נפלא לקיום אירועים עסקיים מוצלחים.
