מרכזיות טלפון הפכו עם הזמן ובזכות התפתחויות טכנולוגיות רבות למוצר חובה לעסקים פרטיים, ציבוריים וממשלתיים. התקנת מרכזיית טלפון במשרד עוזרת לייעל את התקשורת בארגון ברמת הפעילויות היומיומיות, מסייעת לשפר את השירות מול הלקוחות וכמובן חוסכת זמן רב וכסף. כל ארגון חייב לבדוק על פי מספר עקרונות מנחים, בטרם הוחלט על סוג המרכזייה ושירותיה, מהי המרכזייה מתאימה ביותר לצרכיו.
דבר ראשון, בטרם מתחילים לברר על מרכזיות טלפון, חובה לבדוק כמה אנשים בארגון משתמשים בטלפון – מאחר וכל עסק מסודר מתכנן את צעדיו העתידיים בקפידה, כך קיים הצורך לתכנן מה יהיה מספר המשתמשים בטלפון גם בעתיד וזאת על פי הערכות ותחזיות שנעשו מראש. כלומר, חשוב לקחת בחשבון כי מרכזיית הטלפון שבסופו של דבר תיבחר תספק מענה נרחב ולפיכך קיים צורך לתכנן את גודל המרכזייה והפונקציות ממנה תורכב גם לעתיד. כמו כן, כל ארגון חייב לבדוק מהם הצרכים שלו, האם יש לכלול במרכזייה סניפים נוספים שיש לעסק והאם הגורמים שיוצרים עמו קשר הינם קבועים או משתנים וכאמור מהו אחוז הגידול בשיחות בהתאם לגידול המשתמשים במרכזיה. כמו כן חשוב לבדוק האם ההתקשרות נעשית מהארץ, ע"י גורם מחו"ל או שילוב של שניהם.
יש לקחת בחשבון כי כמות שלוחות הפנים משפיעה על כמות וסוגי הקווים וקובעת האם יהיו קווי קשר רגילים, קווים אנלוגיים או דיגיטאליים
מרכזיות IP
כמו כל מוצר אחר שקיים בשוק, כך גם מרכזיות טלפון התפתחו בצורה מטאורית מבחינה טכנולוגית. אחת מהטכנולוגיות המתקדמות בתחום מרכזיות טלפון היא טכנולוגיית ה-IP. מרכזיות מתקדמות מאפשרות מגוון פעולות הכוללות; הקלטת שיחות ושמירתן במחשב, קבלת שיחות ישירות למחשב, דואר קולי ועוד. כתוצאה מהתפתחות זו, תכונותיהן הרבות של מרכזיות IP מפשטות ומייעלות את העבודה.
בסופו של תהליך בחירה שנעשה לאחר בדיקה מקיפה, מומלץ להכיר את השירותים הנלווים למרכזיה ולדעת כי מעבר לקווים ולשלוחות ישנו ציוד למרכזיות טלפון כדוגמת: מערכת דואר קולי, מערכת אוטומטית לניתוב שיחות, מערכות מענה אוטומטית, מערכת רישום שיחות שאוגרות את נתוני השיחות בארגון במחשב, מערכות כריזה, מוקדי שירות ועוד.
