תכנון אירוע כולל אינספור הכנות, ארגונים, תיאומים, בחירות ולא מעט ציפיות שהכל יתנהל לפי התוכנית ועל הצד הטוב ביותר כך שהן האורחים והן המארגנים יישארו שבעי רצון ועם טעם טוב בפה. אחת הבחירות המרכזיות העומדות בפני מארגני האירוע מתייחסת לבחירת הלוקיישן לאירוע, כאשר בחירה זו הינה לאחר לא מעט התרשמויות ממקומות הפועלים בשוק ברחבי הארץ, כולל גני אירועים ואולמות אירועים המיועדים לאירוע מהסוג.
בחירת מקום לאירוע
בחירת המקום לאירוע נדרשת להתחשב בפרמטרים שונים, כולל ראשון ובראשונה ווידוא שמדובר במקום הפועל עם רישיון ולכן נמצא גם תחת פיקוח מכבי האש והמשטרה (דבר שאינו מובן מאיליו מאחר ובשוק פועלים לא מעט מקומות ללא רישיון ולכן גם מועדים לסגירה). כמו כן, כדאי להקפיד שהמקום יתאים להיקף האירוע המתוכנן, כך שלא תתרשם תחושת צפיפות לא נעימה במקום או מנגד, תחושת ריקנות וקרירות גם כשכל האורחים המתוכננים אכן לוקחים חלק. בנוסף, המקום נדרש להיות מותאם ולספק מענה הולם בהתאם לעונת השנה ולתנאי מזג האוויר הצפויים בתקופה זו. במידה והאירוע מתוכנן לחודשים המאופיינים בטמפרטורות גבוהות במיוחד ולחות בהתאם או מנגד, רוחות עזות וגשמים, כדאי לבחור אולם אירועים לקיים בו את האירוע או גן אירועים המותאם לתנאים אלו. לא מעט גני אירועים מציעים לצד הגן הפורח והירוק גם מתחם מקורה המאפשר לקיים את האירוע המרכזי בתנאים אופטימאליים ביותר יחד עם מעמד קבלת פנים והטקס הראשי תחת כיפת השמיים ומסביב הפריחה הירוקה והמרשימה.
אירוע במקום מיוחד במיוחד
בעת שלב בחירת המקום לאירוע, ניתן להתרשם ממספר מייצג של גני אירועים קסומים ומיוחדים, המציעים אווירה מיוחדת וקסומה במיוחד, בלוקיישן מרשים שישאיר חותמו אצל האורחים לאורך תקופה. גני אירועים מושקעים במיוחד מאפשרים אירוע בתוך צמחיה פורחת ופראית, אגמים, מפלים, גשרי מעבר ועוד. לבחירה זו יתרון משמעותי בהיותה מאפשרת אירוע בטבע עם מינימום השקעת מאמצים וארגונים מאחר והכל מנוהל ומבוצע על ידי המקום עצמו ומנהל האירוע טרום וביום הגדול. אפשרות אחרת מתייחסת לאירוע הלוקח חלק על חוף הים באווירה טבעית ורומנטית, כאשר יש לקחת בחשבון כי בחירה במקום מיוחד שכזה כרוכה שלא מעט הוצאות מעבר מאחר ויש צורך בארגון כל התשתית ובהתאמת תנאי השטח והפיכתם לידידותיים ומותאמים לקבלת אורחים. למי שאוהב טבע ומעדיף להימנע מאירוע מלאכותי וללכת על אירוע פשוט ומשפחתי, כדאי לשקול לקיימו במגרש הביתי, במידה וקיימת אפשרות כזו במסגרת החצר בבית פרטי או בפארק סמוך. אפשרות זו מחייבת הזמנת חברת קייטרינג, הגברה, תאורה, ריהוט ותיאום בין כל הגורמים הרלוונטיים, כנדרש לאירוע בטבע, וזאת מעבר לארגונים הנדרשים בכל אירוע כמו בחירת ספקים (החל מצלם ועד מאפרת מקצועית בוגרת קורס איפור), עיצוב המקום, אטרקציות ומתנות לאורחים וכיוצא בזה.
