שיטת מכרזים היא שיטה מקובלת ונפוצה בקרב המגזר העסקי, כאשר עסקים קטנים ובינוניים נחשפים להתקשרויות באמצעות מכרזי רשויות מקומיות, גופים ציבוריים וחברות פרטיות שונות מתוך מגמה לנסות להרחיב את בסיס הפעילות העסקית שלהם. להלן מידע בסיסי הרלוונטי לנושא מכרזים, לרבות ההליך לשלביו השונים וטיפים להגשה מוצלחת על מנת למזער את סיכוי פסילת ההצעות:
הגשת הצעה למכרזים – מה זה כולל?
מכרזים מוגדרים כתהליכים בהם גופים שמעוניינים לרכוש עבודה/ מוצר שהוא, מבקשים הצעות מחיר מספקים או קבלנים ובסיום המכרז הם בוחרים בהצעה שנראית המתאימה ביותר (שאינה בהכרח הנמוכה ביותר, אלא כזו, שלאחר שקלול פרמטרים כמו זמן אספקה, ניסיון קודם וכיוצא בזה, מתרשמת כמתאימה ביותר). פרסום מכרז אינו חובה חוקית לגבי כלל הגופים העסקיים ובעוד שגופים ציבוריים וגופי מדינה מחויבים לזאת לגבי חלק מהרכישות שלהם, גופים אחרים בוחרים בדרך זו ולוקחים על עצמם את החובה לניהול הליכי המכרז בהתאם לדיני מכרזים. במסגרת מסמכי המכרז, המפרסמים נדרשים להציג את תנאי הסף להצעות באופן ברור, מדויק ומנוסח היטב, כך שלא תהיינה אי בהירויות לגבי התנאים המינימאליים, שללא קיומם, ההצעה תיפסל. בנוסף לתנאי הסף המוגדרים במכרז, קיימת אפשרות לעריכת אומדן לגבי עלות העבודה או המוצר שאותם מבקש המפרסם לרכוש (הערכה הנעשית על ידי אנשי מקצוע מומחים בתחומם מטעם מפרסם המכרז). אין מדובר בחובה אך ההליך מהווה יתרון מאחר ומאפשר לדעת מתי ההצעה נמוכה מידי ועלולה לסכן את יציבותו הכלכלית של המציע ואת מפרסם המכרז.
הגשת ההצעות למכרז והודעה על הזכייה
מפרסמי המכרזים קובעים את מועד האחרון להגשת ההצעות ואת מיקום תיבת ההצעות שלתוכה נדרשות להיות מוכנסות מעטפות ההצעות, כולל המסמכים המצורפים. למרות שאין חובה חוקית לכך, מומלץ שמעמד הליך פתיחת המעטפות יהיה פומבי מול המציעים מאחר ומאפשר למנוע טענות של מציעים בכל הקשור להליך פתיחת המעטפות. לאחר בחירת ההצעה הזוכה, על בעל המכרז לשלוח לזוכה הודעה על זכייתו במכרז, ובאותו הזמן, ללא דיחוי, לעדכן את יתר המשתתפים, שלא זכו במכרז, לגבי התוצאות. לאחר שהמשתתפים מעודכנים לגבי תוצאות המכרז הם יוכלו לבדוק את זכויותיהם ולהחליט לגבי המשך צעדים, במידה ויש צורך, כאשר בידיהם הזכות לעיין במסמכי המכרז, לרבות חוות דעת מומחים, ההצעה שזכתה במכרז ופרוטוקול ועדת המכרזים.
דגשים להגשת הצעה למכרזים
לפני שעומדים להגיש הצעה למכרזים, כדאי לשים לב למספר דגשים על מנת שההצעה לא תיפסל על הסף בגלל סיבות טכניות. הדגש הראשון מתייחס לחשיבות הגשת ההצעה במועד מאחר וכל איחור שהוא, מכל סיבה שהיא, גוררת את פסילתה. הדגש השני מתייחס לנוסח הערבות הבנקאית שמנפיק הבנק, במידה וזו נדרשת במסגרת מסמכי המכרז. במידה והבנק מנפיק ערבות בנקאית בנוסח סטנדרטי שאינו תואם את הנוסח המבוקש במכרז, חשוב לבקש לעדכן את הערבות על מנת שזו תענה על הדרישות באופן מוחלט. הדגש השלישי מתייחס לחשיבות שההצעה שתוגש אכן תשקף במדויק את הדרישה במסגרת מסמכי המכרז ואין להסתייג באופן שהוא מתנאי המכרז או לשנות אותם.
