הדברים שאנשים אומרים יכולים להיות שווים המון, כאלו שכדאי להנציח. הקלטות שיחה מאפשרות את ההנצחה הזו. בגלל שיכולות להיות בעיות בהקלטות, לא משנה באיזה פורמט הן נשמרות ועל מה (דיסק, מחשב, קלטת), כדאי לעשות תמלול שיחה כגיבוי.
בחקירות משטרתיות אפשר לראות שעושים הקלטות שיחה עם הנחקרים. באופן זה ניתן לתעד את כל מה שאומרים הנחקרים- דבר שחשוב מאוד לחקירות והוא אף הכרחי להליך החקירה כולו. במקרה של הקלטות שיחה של נחקרים, אפשר וחובה לעשות גם תמלול שיחה של כל מה שנאמר. ברוב המקרים, תמלול שיחה הקשורה לחקירה משטרתית נעשה תוך כדי החקירה, במקביל להקלטה, זאת למקרה שמכשיר ההקלטה יפסיק לעבוד באמצע ויעבור זמן רב עד שמישהו ישים לב.
תמלול שיחה הוא הליך שגרתי גם בבתי משפט, שם יש קלדניות שמקלידות במחשב את כל המשפט בזמן אמת, כיוון שלא ניתן לצלם את כל מה שקורה בבית המשפט. במקרה הזה, התמליל נשמר אצל השופטים כדי שיוכלו לקרוא הכל כשיגיע זמנם לחשוב ולהגיע להחלטה.
יש מקרים בהם מתבצע תמלול שיחה לאחר שסיימו להכין חומר גלם מוקלט או מצולם. למשל, אם עושים סרט עליליתי שמבוסס על אימפרוביזציה ורוצים שכל הנאמר בחומר המצולם יהיה גם על הדף (בצורת תסריט או אחרת), יעשו את התמלול אחרי הצילומים, הרי מה שנאמר בחומר המצולם לא מתוכנן וזו בעיה לתמלל הכל תוך כדי צילום הסרט.
אם מישהו מקליט אדם כדי להוכיח שהוא "עוקץ" וההקלטה נהרסת, תמליל שיחה לא יהיה גיבוי לגיטימי, שכן אז מדובר במילה של המקליט והמתמלל כנגד מי שהקליטו.
תמליל שיחה נפוץ במוסדות ואתרים שמשמרים ומנציחים היסטוריה יהודית וישראלית, כמו יד ושם, שם יש הקלטות שיחה של ניצולי שואה שראיינו אותם יחד עם תמליל של אותו ריאיון שכתוב על נייר מילה במילה.
מאוד קשה להשיג תמליל שיחה שכתוב ללא שגיאות כתיב כלל, בייחוד אם עושים את התמלול בזמן אמת. אם עושים תמלול מול חומר גלם, לא צריכה להיות בעיה, אבל כדי לתמלל כמו שצריך בזמן אמת צריך לדעת הקלדה עיוורת.
