מספר גדול של עמותות נתקל כל שנה בקושי רב עד כדי סכנה להמשך פעילותן. זאת, עקב מחסור בתזרים המזומנים של העמותות. ישנה חשיבות רבה לניהול שוטף של תהליכי פיתוח משאבים. ניהול תהליכים כאלה באופן מקצועי ורציף מגדיל את הסיכויים למענה חיובי לבקשות תרומות לעמותות.
ניהול מקצועי של תהליכי פיתוח משאבים לעמותות כולל מחקר ואיתור מגוון ערוצי מימון רלוונטיים, עריכת בקשות באופן מקצועי תוך התאמה לדרישות הספציפיות של כל קרן פילנתרופית או כל גוף אחר אליו פונים, הגשת בקשות במועדים הנכונים ועוד. איתור והפניית בקשות לקרנות פילנתרופיות אשר מציעות תמיכות רב-שנתיות לעמותות ומתאימות בתחומי העניין שלהם לעמותה המדוברת יכולים להניב תוצאות משמעותיות בתהליך פיתוח משאבים לעמותה.
אמנם קרנות פילנתרופיות רבות מציעות תרומות לפרויקטים קצרי טווח ובגבולות תקציב ספציפיים, אך קיימות גם קרנות אשר מבקשות לתמוך באג'נדות אשר מצריכות מחויבות לטווח הארוך כמו קידום אוכלוסיות מסוימות, ולכן מוכנות להעניק מענקים רב-שנתית לעמותות בעלות מטרות תואמות לשלהן.
עמותות ישכילו אם ישלבו בתהליכי גיוס הכספים שלהן פניות בבקשת תרומות חד-פעמיות כמו גם תמיכות רב-שנתיות. תמיכות כאלו, המכונות 'מענקים פתוחים' הינן למעשה התחייבויות מצד קרנות פילנתרופיות לתמוך בעמותות לאורך מספר שנים, בכדי לסייע בהגשמת מטרה מסוימת. עם זאת, יש לציין כי אישור הענקת תמיכה רב-שנתית לעמותה אין משמעה שהקרן מתחייבת לתמוך בעמותה לעד. למעשה, הקרן יכולה להחליט לעצור את התמיכה גם טרם הסתיימה תקופת התמיכה עליה הוסכם. קרנות מבקשות פעמים רבות מעמותות להגיש אחת לתקופה מוגדרת דו"חות מפורטים באשר להתקדמות הפרויקט/ים, האופן בו נוצל התקציב עד כה ועוד. לעיתים הקרנות מבצעות בעצמן ביקורות לשם בחינת ההתקדמות וההתנהלות הפיננסית. כאשר קרנות מגיעות למסקנה כי עמותה מסוימת אינה עומדת בקריטריונים שנקבעו או עושה שימוש בלתי ראוי בכספי המענק, הן עלולות להפסיק את העברת הכספים, גם לפני סיום התקופה עליה הוסכם.
ישנה חשיבות רבה להתנהלות העמותה באופן מקצועי, תוך מעקב וביקורת עצמית שוטפים על פעילותה והתקדמות הפרויקטים שלה, וזאת תוך השוואה לתוכניות אסטרטגיות ופיננסיות שהוכנו מבעוד מועד, ווידאו עמידה ביעדים. עמותות רבות מסתייעות לצורך זה בחברות מקצועיות חיצונית המעניקות שירותי ליווי וייעוץ לעמותות. חברות כאלה פעמים רבות מציעות גם שירותי גיוס כספים לעמותות כחלק מתהליך פיתוח המשאבים הכולל של העמותה. הסתייעות בחברה חיצונית אשר מתמחה בתחום גיוס הכספים ופיתוח המשאבים משיגה פעמים רבות תוצאות טובות ומהירות יותר מאשר ניהול תהליכים אלו על ידי עובדים בתוך העמותה. יתרה מכך, העלות של שירותים חיצוניים אלו תהיה נמוכה מזו שנדרשת להעסקת עובדים מבפנים, הכשרתם, משאבי הזמן, הציוד, המעקב והביקורת הנדרשים.
