גביה הינה אחד מהדברים החשובים במהלך חיי העסק שלהם? כמה מאיתנו נתקלו בבעיות בגביה? תמיד יהיו לקוחות שלא ישלמו בזמן, גם לאחר ששלחנו להם חשבונית פעם ופעמיים, ומאידך יהיו כאלה שלא נצטרך לרדוף אחריהם על מנת שנקבל את התשלום.
את תהליך הגביה יש לבצע בצורה חכמה ומושכלת. הדבר לא בהכרח יבטיח שהתשלום יכנס בזמן (ולפעמים לא יכנסו בכלל) ולמרות זאת כל פעולה אשר תבוצע לתהליך הגביה, מטרתה להעלות את הסיכוי לכך שהכסף יגבה.
תהליך הגביה איננו מתחיל מרגע הוצאת החשבונית. רבים חושבים שהתהליך מתחיל מרגע הפקת החשבונית. הדבר איננו כך, התהליך מתחיל מהרגע שבו בחרנו לעבוד עם לקוח מסויים. על כל חברה כדאי שתבדוק את הלקוחות שאיתם עם מבצעת עסקאות, ישנם לקוחות שעל החברה לשקול לא להיכנס איתם לעסקים כיוון שהללו ידועים כמעקבי \ מסרבי תשלומים.
כיום קיימים בשוק מס' חברות (D&B, BDI) שבאמצעים זולים (באופן יחסי) מאפשרים לנו לבדוק הן את החברה והן את בעלי השליטה בחברה ולזהות בעייתיות בהתנהלותם.
גם אם בדקנו את הלקוח ומצאנו שהוא לקוח "איכותי" רצוי שיערך חוזה התקשרות כדי למנוע אי הבנות בהמשך. בהתקשרות עימו יש לציין את מועד התשלום, מס' התשלומים, וכו'. אם יש חשש לגבי קבלת התשלום יש לבקש מהלקוח צ'ק ביטחון \ ערבות בעלים \ מכתב אשראי וכד', על מנת למזער את הסיכון. כמו כן מצד החברה יש לציין את מועד האספקה של השירות\הסחורה ללקוח ובמידה וצפוי עיקוב יש להודיע ללקוח על כך, לא רצוי לתת ללקוח לגלות על העיקוב בעצמו.
לפני שאנו באים להפיק ללקוח את החשבונית יש לבדוק האם מילאנו את כל חובותינו ללקוח? האם יש לצרף מסמך כל שהוא לחשבונית (הזמנה למשל)? האם יש להחתים את הלקוח על מסמך כל שהוא לפני הפקת החשבונית? ברגע שאנו בטוחים כי מילאנו את חובתנו ללקוח אנו נפיק את החשבונית. אין צורך להפיק את החשבונית בסוף החודש יש להפיק ולשלוח ללקוח עם סיום השירות\מסירת הסחורה.
בחברות מסוימות ישנם לקוחות שעימם סוכם כי מניין ימי התשלום (שוטף + ) יחל בזמן קבלת החשבונית אצל הלקוח, במקרים אלו רצוי לשלוח את החשבונית בדואר רשום. רצוי לוודא עם הלקוח את קבלת החשבונית גם אם היא נשלחה באמצעות פקס\מייל.
תמיד כדאי שהגורם הגובה בחברה יבין את תהליך הגביה מרגע קבלת החשבונית ועד התשלום לחברה. בדרך כלל אצל חברות קטנות החשבונית תעבור יד אחת או שתי ידיים לפני שהתשלום יועבר. בחברות גדולות יותר החשבונית יכולה לעבור ידיים רבות לפני שתשולם, כאשר אנו יודעים את ההשתלשלות שעל החשבונית לעבור נוכל לוודא את הקבלה של החשבונית ולעקוב עד לקבלת התשלום ובמידה ויהיו עיכובים נדע איך לטפל בהם.
כשם שלכל לקוח ישנו אופי שונה כך מוסר התשלומים שלו יהיה שונה, אצל לקוח אחד לאחר הפקת ומשלוח החשבונית, השיק ישלח כפי שסוכם ובזמן ואילו אצל לקוח אחר נחכה זמן רב עד שנקבל את התשלום.
להלן כמה טיפים לגביה:
"המטרידן" – כלל ראשון בגביה מי שדורש (ומלחיץ) ראשון מקבל ראשון, יש לזכור כי אנו לא דורשי התשלום היחידים ולמאשר הגביה יש עוד מס' רב של חשבוניות שעליו לשלם ולכן עלינו לגרום לכך שהמאשר יראה את החשבונית כמה שיותר מהר.
"התירוץ" הידוע אצל "מעכב" התשלום יהיה בדרך כלל: "לא קיבלתי את החשבונית", לכן, רצוי להקדים את הגביה ולא לחכות לזמן פקיעת התשלום ואז להתקשר ולראות מדוע הסכום לא הועבר. יש להתקשר כמה ימים לאחר משלוח החשבונית ולשאול אם התקבלה החשבונית אם התשובה היא לא, רצוי לשלוח את החשבונית במייל (למרות שהיא תגיע בדואר העוד כמה ימים) כך שהלקוח ידע שאנו עוקבים אחרי התקבולים שלנו.
במידה וישנם לקוחות רבים והדבר איננו אפשרי, יש לערוך רשימה של לקוחות שלא שילמו בזמן ב-3 חודשים האחרונים ולבצע עליהם את האמור לעיל.
במידה ולא הספקנו לוודא שללקוח יש את החשבונית, יש להתקשר כמה ימים לפני מועד התשלום ולשאול האם התשלום יהיה מוכן בזמן.
שימוש בשמו הפרטי של המאשר – שימוש בשם הפרטי (ולא המשפחה) של המאשר יוצר אצלו אמפתיה כלפי המתקשר ולכן רצוי להשתמש בשמו הפרטי של המשתמש במהלך השיחה (כמובן שיש לפתוח את השיחה בשאלת שלום כללית).
לאחר שהתקבל אישור תשלום, נקבל את התשלום בצ'יק או בהעברה בנקאית, יש לוודא לפני התאריך הצפוי שלא יהיו עיכובים. בעבודה עם לקוחות קטנים כדאי, במידת האפשר, לקבל את הצ'יק מהחברה ולא צ'יק מוסב.
יש לזכור שגם אם הלקוח היה נחמד ושילם בפעם הראשונה במועד זה לא אומר שבפעם הבאה הוא עדיין ישלם בזמן. יש צורך לחזור על אותו התהליך כל פעם מחדש כאילו זו הפעם הראשונה.
אנו ניתקל הרבה פעמים בלקוחות שלא ישלמו בזמן. במקרים אלו יש לדבר עם הלקוח ורצוי עם גורם בכיר כדי לבדוק מדוע התשלום מתעקב (יש לזכור כי ישנם מקרים בהם חברה תדחה תשלום לכל ספקיה). יש להיות אסרטיביים אך לא אגרסיביים כיוון שאנו רוצים להמשיך לעבוד עם הלקוח. יש לברר את סטטוס התשלום, כאשר אנו מבינים שהחשבונית לפני תשלום יש לקבל מועד ולעקוב עד לתשלום הצפוי. יש לזכור כי לקוח עם בעיות נזילות יעדיף לשלם קודם "לנודניקים".
בתהליך הגביה יש להיות ישירים וברורים ולהשתמש במשפטים כגון:"האם השיק על 23,000 ₪ מוכן?"\ " מתי השיק על 25,000 ₪ יהיה מוכן?", "העברה הבנקאית על סך 18,000 תבוצע ב-15 לחודש?" וכו', יש להיות ברורים בדרישה, על הצד השני להבין כי אנו לא מוכנים לחכות (זכרו פעמים שיש ללקוח תשלומים לספקים רבים ולחלק מהספקים הוא מתכוון לדחות את התשלום), כאשר אנו מדברים איתו על התשלום באופן ישיר האפשרות גבוהה יותר שאנו נקבל עדיפות על פני ספק אחר.
בכל התהליך הנ"ל ישנה חשיבות מיוחדת לתיעוד כיוון שהוא יהווה הוכחה בעתיד למאמצי הגבייה..
בחברות בהם מועסקים אנשי מכירות רצוי כי הללו לא יהיו מעורבים בגביה כדי שלא יתפסו כגורם שלילי על ידי הלקוח ("האיש הרע") עם זאת רצוי שבמערכת התגמולים של איש המכירות יהיה סעיף בו הוא מקבל תגמול (עמלה) גם על גביה מהלקוח. פעמים רבות איש המכירות יכול לסייע לקידום תהליך התשלום בעזרת הקשרים שלו בחברה וללא צורך בהפעלת לחץ מיוחד.
כאשר ניסינו מספר פעמים לדבר עם הלקוח ולגבות את החוב אך נתקלנו בחוסר מענה או התחמקויות חוזרות ונשנות, יש להוציא מכתב רשמי מהחברה (לא דרך עו"ד) שבו אנו מבקשים לקבל את התשלום. בשלב הבא אנו נוסיף איום שבמידה ולא נענה נפנה לעו"ד. במידה ועדיין אין מענה וכלו כל הקיצין יש לפנות לעו"ד, יש לזכור כי הפניה לעו"ד הינה אפשרות אחרונה שכן בפנייתנו לעו"ד סביר שנפסיד את הלקוח.
תוך כדי תהליך הגביה יש ללמוד את מוסר התשלומים של הלקוח, פיגורים אפשריים, ומכך ניתן לדעת לגזור איך יראה התזרים המזומנים שלנו מהלקוח וכן האם אנו רוצים לעשות עסקים עימו כיוון שהמאמצים והזמן המושקעים בגביה לא כדאיים את התשלום \ הרווח מהלקוח.
