אם אתם רוצים ליצור בעצמכם ארכיון מסמכים משלכם, יש צורך לקחת את מסמכי הנייר ולהפוך אותם בתהליך סריקה לקבצים דיגיטליים המאוחסנים במחשב. לאחר שתצרו את הקובץ מהמסמך הסרוק אתם תוכלו לעשות איתו ככל העולה על רוחכם.
מסמך סרוק ניתן להדפסה כאילו היה מסמך שיוצר במחשב מלכתחילה. אם לדוגמה חתמתם על חוזה עתיר מסמכים ואתם רוצים לאכסן אותו כקובץ אצלכם במחשב, ואין בידיכם את קובץ המקור ממנו הודפס המסמך, מה ניתן לעשות?
כדי לחסוך את הצורך בהקלדה של המסמך לתוכנת עיבוד תמלילים במחשב, אתם צריכים סורק מסמכים. אין צורך בסורק מקצועי או סורק ארכיון מהיר ומשוכלל. כעת עליכם לסרוק את החוזה.
בדרך כלל סורקי מסמכים נמכרים עם תוכנת סריקה מובנית כך שתהליך הסריקה הוא פשוט וקל. בהנחה שקיבלתם קובץ אחד של החוזה הסרוק אתם יכולים כעת להדפיס את המסמך או לשמור אותו.
אם תסרקו כל דף בנפרד תקבלו מספר קבצים כמספר דפי המסמך. סורקים מסוימים מאפשרים לכם לסרוק את כל המסמכים לקובץ אחד. הגדירו את רזולוציית הסריקה ל- 300 DPI ובצעו את הסריקה.
קיימים מספר פורמטים שלל קבצי מסמכים סרוקים והבחירה בפורמט המתאים היא שלכם. בדרך כלל רצוי לסרוק לפורמט PDF SEARCHBLE, פורמט זה מאפשר לכם ביצוע חיפוש בקובץ גם אם הוא לא עבר את פעולת הזיהוי עם תוכנת OCR.
ומה זה בכלל OCR? כדי שתוכלו לבצע במסמך חיפוש או עריכה ושינויים אתם צריכים תוכנת זיהוי טקסט (זיהוי תווים אופטי), או במונח הלועזי – OCR. אם המסמך הוא בעברית תצטרכו OCR עברית.
כעת תוכלו לטעון את המסמך בתוכנת ה- OCR ולהמיר את הקובץ (שהוא למעשה תמונה או תצלום של המסמך) לקובץ בר עריכה במעבד תמלילים.
אם יש במסמך טעויות דפוס, אתם יכולים לשנותן. אם תרצו לבצע חיפוש אחר מילה מסוימת – גם זאת תוכלו לעשות. כעת תוכלו לשמור את המסמך בפורמט של תוכנת עיבוד תמלילים ולהוסיף, לערוך או לשנות כל פרט במסמך.
מה זה בעצם ארכיון דיגיטלי? כשמבצעים את הפעולה הזו עם מספר מסוים של קבצים ומאחסנים אותם בתיקיה עם שם מתאים, כאשר לכל קובץ יש שם משלו.
סריקת מסמכים מאפשרת לכם לקחת מסמכים מנייר ולהפוך אותם לקובץ דיגיטלי ככל קובץ אחר במחשב.
אם אתם ארגון גדול המכיל מאות אלפי מסמכים, יצירת ארכיון דיגיטלי תהיה כבר יותר מורכבת. יש צורך בתוכנת ארכיון מתאימה, בסורק מסמכים מקצועי ומהיר, בתוכנת סריקה חכמה ובמערכת OCR עם אחוז זיהוי גבוה.
הכותב הוא מנהל האתר דוקיומנטס (Documents) –ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il
ומנהל האתר "מסמכים" – שירותי סריקה, ארכיון, אלבום דיגיטלי – Mismachim.co.il
