אם אתם מנהלים עסק, חברה או ארגון מכל סוג שהוא ואתם רוצים לצמצם את ההוצאות שלכם ולייעל את המערכת, מן הסתם תעברו על רשימת ההוצאות ותחפשו היכן ניתן לחסוך. אתם תבדקו בספרי החשבונות שלכם ותגלו שאחת ההוצאות שהכי קל לצמצם, מבלי להרגיש פגיעה באיכות העבודה במשרד היא הניירת המשרדית.
כשתתחילו לחסוך בייצור מסמכים תגלו שהמערכת התייעלה בכמה רמות. הפיכת המשרד שלכם למשרד דיגיטלי (משרד ללא נייר) תיתן לכם את המקפצה לניהול העסק בצורה מודרנית, יעילה ומהירה, תחסוך לכם כסף ותייעל את העבודה שלכם.
מהם המהלכים שכדאי לבצע?
- ראשית בצעו סריקת מסמכים של כל הניירת הקיימת. אתם יכולים לעשות זאת בעצמכם או להזמין שירותי סריקה. במקביל רכשו תוכנת ניהול מסמכים והתקינו אותה במחשבי הארגון. תנו הרשאות מתאימות לכל משתמש. אל תתנו לכל עובד גישה לכל המסמכים ואל תתנו הרשאות מחיקה לאף עובד.
- במידה ואין צורך חוקי לשמור את המסמכים שסרקתם, שלחו אותם לגריסה. אם יש צורך לשמור אותם למשך 7 שנים, סרקו ואפסנו אותם בבית ארכיב.
- הפסיקו לייצר מסמכי נייר במשרד. הרגילו את העובדים להפסיק להדפיס פקסים, מסמכים, קבצים, תמונות, הצעות וכל קובץ אחר הקיים בפורמט דיגיטלי. את הפקסים הנכנסים הגדירו שייכנסו כקובץ דיגיטלי. מגיע פקס כקובץ, שלחו אותו למייל של הנמען בארגון. הפקס שייך לאתמול.
- הרגילו את העובדים לבצע פעילות פנימית וחיצונית באמצעות הדואר האלקטרוני ללא הדפסת המסמכים הנכנסים.
- סלקו מדפסות הזרקת דיו קטנות משולחנות העובדים ופזרו 1-2 מדפסות לייזר משולבות במרכז המשרד. המדפסות הללו תופעלנה עם סיסמה אישית בהתאם להרשאות שיינתנו על ידי מנהל מערכות המידע. אשרו הפעלה של מדפסת צבעונית אחת בלבד במשרד כאשר כל שליחת הדפסה ע"י המשתמש שולחת התראה למנהל הרשת. מנהל הרשת ייצפה בקובץ ורק באישורו תצא פעולת ההדפסה לפועל.
- הודיעו לעובדים ש"האח הגדול" צופה בכל מסמכים המודפסים שלהם.
- רכשו סורק מסמכים מקצועי.
- הציבו מגש בכל משרד ורכזו שם את המסמכים הנכנסים. בסוף כל יום עבודה בצעו סריקת מסמכים ושלבו אותם במערכת הארכיון הדיגיטלי. אם אין צורך לשמור את המסמכים הנכנסים, שלחו אותם לגריסה.
- הקפידו על משמעת גיבוי יומיומית כדי שכל המסמכים שנכנסו ונסרקו, גובו, ויש להם עותקים דיגיטליים.
- כדי לחסוך את הצורך להדפיס חשבוניות ולשלוח אותן בדואר ללקוחות (עם עלות כספית של מספר שקלים עבור מעטפות, בולים, זמן עבודה, הליכה לדואר), רכשו ממשק חתימה דיגיטלית לכל עמדה המייצרת חשבוניות. כל חשבונית תיוצר כקובץ PDF ובמקום שתודפס היא תישלח ללקוח במייל.
אם תקפידו על הפסקה מכסימלית של שימוש בנייר, תגלו שהרבה יותר נעים לעבוד בסביבה נקייה כשאינכם טובעים במסמכים.
המאמר נכתב ע"י מנהל האתרים:
דוקיומנטס – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי documents.co.il
סקאנבוק – שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. scanbook.co.il
Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכים. rentascanner.co.il
מסמכים – אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכים. mismachim.co.il
