עבור חנויות רבות ובעיקר עובדיהן, סוף השנה אינו דבר חיובי. בעוד רבים מתכוננים לחגיגות הסילבסטר אם סוף השנה האזרחי הוא זה שקובע את דרכן של חנויות אלה, או דווקא מתוכננים לחגי תשרי הנהדרים אם סוף השנה העברי הוא זה לפיו הולכים בחנויות- עובדי החנויות לא יחגגו כל כך מהר.
ספירת מלאי בסוף שנה
כי לקראת סוף השנה, עושים סדר במדפים ומתחילים לבדוק. בודקים מה חסר ומה לא, כמה מכירות הצליחו לעשות ברשת ואילו מוצרים נשארים על המדף לאורך זמן. לתהליך זה קוראים ספירת מלאי. בסופה של השנה מתכנסים כל עובדי החנות ומתחילים לספור את כל הציוד שיש במקום, החל מהציוד שמונח לו על גבי המדפים ועד לציוד שמתחבא בתוך קופסאות הקרטון במחסן. לפעמים זה אורך מספר ימים, לפעמים מספר שבועות ולפעמים מרכזים את הכל בלילה מאומץ ללא שינה, אך השורה התחתונה היא שבסופו של יום יש לספור את כל הסחורה שבחנות. זאת על מנת לדעת האם יש חוסר בציוד, חוסר בכסף, האם המאזנים עליהם עבדו כל השנה מדויקים בכלל ואולי אפילו במקרים חריגים ישנה מעילה מסוימת או גניבה מהחנות. ספירת המלאי עוזרת לעשות סדר בכל הדברים הללו ולגלות בדיוק איך הייתה השנה.
ספירת מלאי בחנויות גדולות
קחו לדוגמא חנות ששופעת מוצרים, חנות של אחת מהרשתות שמתמחות במוצרי כתיבה וציוד משרדי, חנויות כמו אופיס דיפו, הום סנטר, הפיראט האדום ודומיהן. אין ספק שבחנויות אלה כמות הסחורה עצומה, במיוחד כשמדובר במספר סניפים מאותה רשת. אמנם סביר להניח שכל אחד עושה את הספירה בסניף שלו בלבד, אך עדיין המאזן כללי הוא זה שמעניין את בעלי ומנהלי החברה, שעליהם לדעת מי הן החנויות שפוגעות להן במאזן. העובדים בחנויות אלה יצטרכו לבלות קרוב לוודאי מספר שבועות על מנת להשתלט על כל הסחורה שיש בחנות ובמחסן, על מנת להגיש למנהל דוח ספירת מלאי שתמנה בדיוק מה חסר אם בכלל, כמה ואיפה. הנהלות הרשתות הללו יקבלו את הנתונים מכל חנות וכך יידעו מיהי החנות שמגלגלת את הסכומים הנמוכים ביותר ואפילו מובילה להפסדים לרשת ולפיהם יידעו להתנהג בהתאם, אם במצב קל יותר של שינויים בחנות- פרסונליים או מנהליים, ובין אם במצב הקשה יותר של סגירת החנות.
ספירה של יקב בוטיק
לא רק חנויות של רשתות גדולות עושות ספירה בסוף השנה כדי לדעת את מצבן מבחינת כספים וציוד אלא גם חברות פרטיות עם מוצר אחיד. קחו לדוגמא יקב בוטיק המעוניין לעקוב אחר הרשימות המדויקות- האם הבקבוקים שהופיעו כנמכרו באמת נמכרו, האם יש חוסר כלשהו בבקבוקים ואיזה סוג של יין אוזל במהרה מהמלאי וכדאי להזמין סחורה נוספת. חשוב לציין וחשוב מאוד לבעלי החנות לדעת, שגם בחנויות קטנות קל מאוד לבצע מעילה ולכן, בעיקר בחנויות אלה, מומלץ לחשוב על ספירה אפילו יותר מפעם אחת בשנה.
מה לעשות כדי למנוע מעילה אפשרית מתוך יקב בוטיק
כשהחנות קטנה לא צריכה להיות בעיה גדולה לעקוב אחר הסחורה ועוד יותר לא צריכה להיות בעיה של לספור את המלאי בחנות. הבעיה במקומות כמו יקב בוטיק היא שקל להוציא משם סחורה. כיסא או שולחן אתה לא תוכל להוציא מאיקאה בלי ששילמת עליו, אבל בקבוק יין קרוב לוודאי שכן. לכן חשוב מאוד לעקוב טוב טוב ומקרוב אחר הסחורה בחנות. פרט לכך, אין הבדלים משמעותיים בין ספירות המלאי של רשתות וגדולות ובין ספירות המלאי של חנויות קטנות יותר. על המנהלים וצוות העובדים להירתם כאחד, שהרי חשוב להנחיל להם ולזכור שהצלחה של החנות היא גם הצלחה אישית שלהם.
