כל אחד שרואה מהדורת חדשות בטלוויזיה, גם אם רק לפעמים או כשאין משהו פחות "כבד" לראות, בוודאי יצא לו לראות תמלול שיחה של הקלטות שיחה או תגובות של אנשי ציבור, חקירות שלא ניתן להשמיע אותם ועוד, כאשר התמלול מוצג על המסך לא ככתוביות רגילות אלא ככיתוב מעניין. תמליל שיחה של דברים שנאמרו או נאמרים עוזר לחירשים ולכבדי שמיעה להבין את הנאמר.
למעשה, תמליל שיחה הוא המרה של דיבור לכתב, למשל הכתוביות שיש בסרטים וסדרות ואותו תמלול שיחה שצוין מקודם. תמליל שיחה חייב להיות ללא שגיאות כתיב כדי שיהיה מובן לגמרי. אם עושים תמלול שיחה בזמן אמת הגיוני שתהיינה שגיאות כתיב, אפילו אם יש כתיבה עיוורת, כי יש קצב מסוים שחייבים לעמוד בו ואי אפשר לקטוע רצף של שיחה לא מתוכננת.
כאמור, תמלול שיחה תוך כדי הקשבה להקלטה או בזמן אמת. הקלטות שיחה יכולות להתבצע באמצעות מיטב מכשירי ההקלטה או על ידי מכשירים פשוטים מאוד, תלוי באיכות שרוצים וצריכים. לפני כל הקלטה צריך לוודא שהמכשיר פועל, ועל ידי בדיקת ניסיון לבדוק שהוא מקליט כראוי.
תמליל שיחה משמש כגיבוי להקלטות שיחה שנהרסו כליל ולכל חלק בשיחה שלא הוקלט, מסיבה זו או אחרת. גם אם משתמשים בציוד הקלטה איכותי, צריך לעשות תמלול שיחה במקביל, ליתר ביטחון. לדוגמא, יכול להיות מקרה בו כל האנשים שנוכחים בשיחה (נניח בגביית עדות או הצהרה) אינם שמים לב שהמכשיר המקליט הפסיק לעבוד.
כשעדת עיתונאים עומדת מחוץ למקום כלשהו בהמתנה לאיש ציבור חשוב כדי לגבות ממנו תגובה לגבי נושא לוהט, ניתן לראות שכולם עם מכשירי הקלטה (שהרבה פחות נפוצים כיום) או מצלמות ומיקרופונים. לעומת זאת, אי אפשר לראות מתמללים, אלא אם כן כתב הגיע לזירה לבדו, בלי צלמים ובלי מיקרופון, ואין לו מכשיר הקלטה, אז אין לו הרבה אפשרויות מלבד לרשום את הנאמר או להיות מפוטר.
הקלטות שיחה עדיפות לצורך תיעוד על פני כתיבה. על כן, לעולם אין להישען אך ורק על תמליל שיחה ויש לזכור שהוא גיבוי להקלטות ששולפים כאשר ההקלטה נהרסת או אובדת.
