סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי הפכה בשנים האחרונות מפעולה השמורה לעסקים בודדים לתופעה גורפת המבוצעת בעסקים וארגונים רבים. כל עסק, קטן כגדול מכירים בחשיבות של חיסכון בזמן ובמקום להצלחת העסק. העברת ערימות הקלסרים לתוך ארכיון דיגיטלי באמצעות סריקת המסמכים עשויה לחסוך לכל עסק וארגון כסף רב ולייעל אותו בהתנהלות השוטפת מול הספקים והלקוחות שלו.
למי שלא יודע מה זה סריקת מסמכים נסביר שמדובר בתהליך פיזי הלוקח מסמכים, ניירות וקלסרים, מעביר אותם תהליך סריקה בסורק מסמכים מקצועי ומבצע להם טרנספורמציה ממדיה פיזית למדיה דיגיטלית. את מסמכי המקור ניתן לבער, לגרוס או לגנוז לתקופה הנקובה בחוק ואת קבצי המוצא המתקבלים בהליך הסריקה משלבים במחשב במערכת תוכנה המכונה ארכיון דיגיטלי.
מהר יותר, יעיל יותר זול יותר
סריקת מסמכים מסייעת לארגון ולעסק לחסוך בשטחי המשרד ולהיפרד מערמות הקלסרים המאובקים הממלאים כל פינה פנויה. המעבר לארכיון דיגיטלי מפנה מקום פיזי על חשבון נפח בשרתי הארגון.
למעשה, מערכות ארכיון דיגיטלי נחלקות לשניים: כאלה המאפשרות גישה למידע המשולב בהן באמצעות תוכנת שרת – לקוח, וכאלה המאפשרות גישה לארכיון באמצעות חיבור אינטרנטי לגורמים בעלי הרשאה מתאימה. המערכות האינטרנטיות מאפשרות לארגון עם סניפים רבים גישה למסמכים הרצויים כאילו הם מאוכסנים בשרת המקומי שלו.
הבדל נוסף בין הפתרונות השונים של ארכיון דיגיטלי נעוצים גם בתהליך החיפוש של הביטוי הרצוי. חיפוש ביטוי המצוי במסמך כלשהו המאונדקס בארכיון הדיגיטלי, מתבצע במהירות רבה יותר מאשר בתוכנות חיפוש אחרות העושות חיפוש בכל המחשב ומציגות תוצאות רבות, שחלקן אינו קשור כלל למסמך הרצוי, זאת הודות לשליפת הנתונים המהירה ישירות מתוך מסד הנתונים המוגדר בארכיב הדיגיטלי.
מדוע כדאי להתקין ארכיון דיגיטלי?
נסו להיזכר כמה פעמים חיפשתם מסמך מסוים בקלסרים, במגירות או בהררי הניירת הממתינה לתיוק ולא מצאתם? חשבו על כל הספריות הפזורות בשטחי המשרד כשעליהן יושבים כלאחר כבוד עשרות או מאות קלסרים עבי כרס.
לא חבל על שטח האחסון היקר הזה? הרי יכולתם להקטין את שטח המשרד ולחסוך כסף רב, או מנגד, לאכלס עובדים נוספים בשטחים הללו. מעבר לארכיון דיגיטלי יאפשר לעסק או לארגון לחסוך שטח יקר ותוך כדי כך לחסוך גם כסף.
ואם בחסכון עסקינן, ארכיון דיגיטלי המותקן לאחר הליך סריקת מסמכים עשוי לחסוך לעסק זמן יקר המושקע באיתור המסמך הרצוי. במקום להשקיע זמן יקר בחיפוש אחר המסמך הרצוי ניתן לעשות זאת בהקלדה קצרה במחשב ולשלוף את המסמך תוך שניות.
סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי תחסוך לכם זמן ותסייע לכם לאתר תוך שניות כל מסמך שתרצו (כמובן בהנחה שאתם זוכרים פרמטרים מסוימים הקשורים למסמך כגון: ביטוי כלשהו המופיע בו, תאריך ההפקה שלו, שם המסמך וכדומה).
כיצד אם כן מתבצע הליך סריקת מסמכים לארכיב דיגיטלי?
סריקת מסמכים יכולה להתבצע באמצעות העסק עצמו או על ידי חברת סריקה חיצונית המתמחה בשירותי סריקה. ישנן חברות סריקה המגיעות לאתר הלקוח ולמבצעות את הסריקה במשרד שלכם, כך שאתם מונעים אפשרות של אובדן מסמכים העלול לקרות כשמשנעים מסמכים מחוץ למשרד.
אתם יכולים לבצע סריקת מסמכים בעצמכם, אלא שהליך כזה ללא ניסיון מוקדם עלול להימשך זמן רב. אתם רוכשים סורק מסמכים מקצועי, אתם מכשירים אתאחד מעובדי המשרד, אתם מכינים את החומר הרצוי לסריקה, ואתם מתחילים בתהליך.
כך או כך, לאחר שהמסמכים שלכם ייסרקו וייוצרו קבצים דיגיטליים מתאימים, תוכלו לשלב אותם (באמצעות חברה מתמחה) בתוכנת ארכיון דיגיטלי.
חשוב להגדיר מראש, עוד לפני תחילת הליך הסריקה, מה תהיה תוכנת הארכיון, כיצד היא תותקן, למי יהיו הרשאות צפייה במסמכים, כיצד יתבצע הליך הסריקה, על ידי מי, כיצד ישולבו המסמכים בתוכנה, מי יבצע את ההטמעה וכו'.
בסוף התהליך מסמכי הארגון ישולבו בתוך ארכיון דיגטלי, יהיו נגישים בלחיצת כפתור, ובא לציון גואל.
